Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, która umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale od 1 lipca przyszłego roku stanie się obowiązkowe.

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system elektronicznego wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. KSeF umożliwia korzystanie z faktur elektronicznych w formacie XML, zgodnych ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Wprowadzanie KSeF odbywało się stopniowo. W okresie od października do grudnia 2021 roku przeprowadzono pilotaż z udziałem podatników, a następnie od 1 stycznia 2022 roku system stał się dostępny dobrowolnie. W 2024 roku fakturowanie elektroniczne w Polsce będzie obowiązkowe na podstawie decyzji derogacyjnej Rady Unii Europejskiej z 17 czerwca 2022 roku.

W pierwszym etapie wdrażania KSeF to przedsiębiorcy decydują, czy chcą wystawiać faktury ustrukturyzowane w ramach systemu, czy też pozostają przy dotychczasowych rozwiązaniach. Do KSeF mogą przystąpić przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Należy zaznaczyć, że KSeF oraz system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (PEF) są odrębnymi systemami, choć działają na podobnej zasadzie. KSeF jest przeznaczony dla ogólnego obrotu gospodarczego, podczas gdy PEF dotyczy zamówień publicznych i innych określonych sytuacji.

Podstawa prawna

Podstawę prawną dla KSeF stanowi m.in. ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) oraz decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Uprawnienia

W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) występują różne rodzaje uprawnień, które są przypisywane podmiotom korzystającym z systemu. Oto niektóre z tych uprawnień:

1. Uprawnienia do korzystania z KSeF: Uprawnienia te pozwalają podmiotom na dostęp do systemu i korzystanie z jego funkcjonalności. Mogą być nadawane, zmieniane lub odebrane przez właściwe organy.
2. Uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych: Uprawnienia te dotyczą możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych, które są zgodne z wymaganiami systemu KSeF. Mogą być przypisywane podmiotom, które spełniają określone warunki i mają prawo wystawiać takie faktury.
3. Uprawnienia do dostępu do faktur ustrukturyzowanych: Uprawnienia te dotyczą możliwości odczytu i dostępu do faktur ustrukturyzowanych, które zostały wystawione w ramach KSeF. Mogą być nadawane podmiotom, które potrzebują takiego dostępu w celach księgowych, audytowych lub innych.

Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF mogą odbywać się na dwa sposoby:

1. Elektronicznie: Uprawnienia te mogą być nadawane, zmieniane lub odbierane za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie internetowej systemu KSeF. Podmiot korzystający z systemu może wskazać wymagany zakres danych, aby te uprawnienia zostały przypisane.
2. W postaci papierowej: W przypadku podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, istnieje możliwość nadania, zmiany lub odebrania uprawnień w formie papierowej. W tym celu należy złożyć odpowiednie zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF w właściwym naczelniku urzędu skarbowego.

Uprawnione do działania w KSeF mogą być różne podmioty i osoby, w zależności od ich statusu i roli w systemie. Przykładowe grupy uprawnionych osób i podmiotów to:

• Bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny.
• Osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną, uprawnione przez podatnika do korzystania z KSeF w określonym zakresie.
• Osoba fizyczna, uprawniona przez podatnika lub jednostkę samorządu terytorialnego/grupę VAT do zarządzania jednostkami podrzędnymi (
• członkami grupy VAT) w ramach KSeF.
• Osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną, uprawniona do nadawania dalszych uprawnień w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT), w zakresie nadanych uprawnień.
• Osoba fizyczna, uprawniona przez podatnika (JST, GRV) do zarządzania uprawnieniami w ramach danej jednostki podrzędnej (członka grupy VAT).
• Osoba fizyczna wskazana przez podatnika lub jednostkę podrzędną (członka grupy VAT) do wystawiania lub odbierania faktur w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT).
• Osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego do wystawiania faktur.
• Osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny.
• Osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego do wystawiania faktur.
• W przypadku podatników będących osobami fizycznymi oraz komorników, pierwotne uprawnienia o charakterze właścicielskim są przypisywane automatycznie. Osoby te mogą korzystać z systemu, autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. „odcisku palca podpisu” za pomocą zawiadomienia ZAW-FA, aby przypisać podpis do konkretnego podatnika. Zmiana lub odnowienie podpisu na kolejny bez NIP i PESEL wymaga złożenia kolejnego zawiadomienia.
• Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez konieczności zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik oraz organ egzekucyjny muszą za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała również możliwość nadawania dalszych uprawnień w ramach systemu.

Dane Ministerstwa Finansów wskazują, że zainteresowanie systemem nadal jest słabe, choć rośnie. Od stycznia do połowy maja bieżącego roku odnotowano prawie 320 tysięcy uwierzytelnień w środowisku produkcyjnym, a od października 2021 roku do połowy maja br. było ich ponad 4,9 miliona w środowisku testowym. W tym okresie wystawiono również około 64,7 miliona próbnych faktur w środowisku testowym.

Wydaje się, że niektórzy przedsiębiorcy nie są jeszcze przygotowani do obowiązkowych zmian, a Ministerstwo Finansów planuje zoptymalizowanie środowisk testowych i zwiększenie działań informacyjnych. Ekspertki podatkowe zauważają, że przedsiębiorcy wykazują pewne zainteresowanie funkcjonalnościami KSeF, ale podejmują ostrożne działania. Wolą najpierw przetestować możliwości wystawiania faktur w środowisku testowym, zanim zdecydują się na korzystanie ze środowiska produkcyjnego.

Ministerstwo Finansów

Ministerstwo Finansów udostępniło dane dotyczące KSeF, które pokazują wzrost liczby uwierzytelnień w środowisku testowym. Wraz z udostępnieniem drugiej wersji struktury e-Faktury od 1 września br., oczekuje się większej aktywności w środowiskach testowych. Resort planuje zintensyfikować działania promocyjne KSeF po zakończeniu prac legislacyjnych nad projektem ustawy. Jednak przedsiębiorcy wykazują pewną ostrożność wobec tych inicjatyw.

Wnioskiem jest, że choć zainteresowanie KSeF rośnie, wiele firm nadal nie jest przygotowanych na wprowadzenie systemu. Resort planuje działać promocyjnie, a skrócenie terminu zwrotu podatku VAT może stanowić zachętę do skorzystania z KSeF. Jednak implementacja systemu wiąże się z nakładami zasobów ludzkich i finansowych przedsiębiorstw, co w obecnej sytuacji gospodarczej może stanowić dodatkowe obciążenie dla niektórych firm.